企业邮箱怎么使用？工作中发邮件应注意哪些问题？

随着企业信息化的不断发展，企业发展越来越需要企业邮箱，企业邮箱的存在不只是为了方便员工之间的交流，对外也是维护企业形象的一种方式，还可以保留一切工作沟通的重要信息，避免了因员工离职就无法知道原来的工作记录。

工作中，邮件是员工之间的正式沟通工具，非正式场合一般都会使用微信，相比于邮箱更加随意和便捷。工作中很多情况下建议还是使用邮件为好，如何正确使用邮件，避免因邮件沟通造成的一些问题，提高我们的工作效率。从以下几点来解析邮件的规范使用：

一、收件人、抄送人：

1、收件人，是必须要看和处理的人，并给予发件人反馈；

2、抄送人，是知晓者，不需要对这封邮件进行回复。

二、邮件格式：

1、称呼，对待不同的人要有不同的称呼，要做到尊敬、礼貌，工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词，要正式规范；

2、落款，一般工作邮件中都会设置好自己的签名，包含自己的姓名、部门、联系方式，都会显示在邮件最下方，以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。

三、邮件名称：

1、邮件名称要简明扼要，让收件人一目了然，知晓事情原委；

2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号，这样收到的人就会优先处理。

四、邮件正文：

1、正文主要是描述事件始末，用词要正式，不要使用口头用语，尽量条理清晰，简明扼要，核心意思明确；

2、标点符号的使用上，少用感叹号，尤其是连用几个感叹号，会给人压迫感，感叹号是加重语气的，加强事件紧急性的，一般情况下慎用。

五、发送邮件的目的：

1、向上级汇报工作进度的，需要有几个信息：事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度，最后这件事情达到什么样的效果，或者是造成什么样的影响；

2、向上级询问某件工作的解决办法，除了描述清楚事情原委外，对于问题，需要自己先想好多个解决办法，再寻求领导的意见，而不是把问题直接抛给领导来做决定；

3、需要其他同事协助并给予反馈的，需更加谨慎，言语中尽量避免指责对方，或者推脱责任，要用中立的态度描述始末，不能给对方留下把柄。需要得到反馈的，在邮件中要表明应反馈的时间节点，这样收件人也可以根据时间来给你反馈，避免了无限期的等下去；

4、对于非总结性邮件，都需要后续追踪事件发展的进度，及时的在每个节点，或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明，这样做事才是有始有终。

六、邮件归档：

1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除，释放邮件内存，方便查找；

2、工作时间越久，会累计很多邮件，可以在收件箱里按照不同的工作性质，将邮件进行分类整理，使用不同的文件夹进行归纳，有利于事后查找。

掌握了使用工作邮件的技巧，我们就可以在工作中减少很多无效沟通，更好地做到权责分明，也避免了同事之间的个别纠缠，事半功倍。

很多公司会给员工配备企业邮箱，一方面方便员工对内对外沟通，一方面也方便企业管理这些邮箱，企业邮箱已成为企业办公中的标配。下面我就为大家说说使用企业邮箱有哪些好处

一. 企业邮箱的规范性

可囊括企业内部的所有部门及员工的管理，如新员工入职账号创建、离职人员账号可收回及处理，针对部门进行管理，可针对某一项目组创建单独的邮件群组，发送一个账号，该项目组的人员即可全部收到。企业邮箱，是统一企业形象，资料统一管理的重要集合地。

二. 企业邮箱的便捷性

它可以更为方便的开展工作，比如节假日及相关通知一键发布，以及部分企业邮箱的特色功能。TOM企业邮箱微信收发邮件功能，即便外出商务，也可以随时随地处理邮件。同时可以完成企业登录页、logo等统一定制，使员工更有归属感。

三. 企业邮箱便于业务的开展

企业邮箱，不仅可用于内部的管理，同样也是外部拓展客户的重要途径。巧用企业邮箱跟进客户，提升专业度，业绩也能直线攀升。

我公司使用TOM企业邮箱很多年了，专属企业通道和超强的反垃圾系统，都让企业使用起来更加安心。你也来选择一款适合公司用的企业邮箱吧

公用邮箱是免费的，是以其他网站域名为后缀的邮箱，如：name@163.com，name@sina.com、name@yahoo.com、name@gmail.com等等，前面两个是国内的，后面的是国外的。企业邮箱是以外贸企业网站的域名为后缀的邮箱。

邮箱是外贸业务员与国外客户联系的主要工具，代表了公司的形象。为了取得国外客户的信任，一定要用外贸建站时分配的企业邮箱。千万不能用公用邮箱，无论是国外的gmail、yahoo之类的，还是国内的163、sina、sohu之流，都不能用作外贸邮箱。原因是：

1. 用企业邮箱显得企业更专业、更规范，用公用邮箱让人觉得不靠谱。

2. 用企业邮箱能够更好地宣传、推广公司。 因为企业邮箱的后缀是外贸企业自己的域名，客户打开邮件之前，看发件人的时候，外贸企业的域名就从客户的脑袋里过了一遍。公用邮箱则不能。

3. 用企业邮箱发邮件更容易让客户接收到。从公用邮箱发的邮件，很容易被当成垃圾邮件直接丢进垃圾箱；更有甚者，会被某些屏蔽系统屏蔽掉，根本就不能送达。

外贸企业的邮箱往往有好几个业务人员使用，所以需要更大的容量便于分配。我见过几个外贸企业，他们的邮箱3G——5G。如果实在有困难的话，可以把企业邮箱设置关联到outlook、firefox从本机硬盘收发邮件，后缀也是外贸企业的域名，效果和企业邮箱一样。

综上所述，外贸建站要想取得海外客户的信任，毫无疑问应该使用企业邮箱！

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